Claves de la productividad

¿Qué son los conceptos clave o “secretos”?

Por mucho que sepas sobre un tema, siempre hay un conocimiento o concepto que pesa más que los demás. Creo que esto hace justicia al Principio de Pareto del 80/20, en este caso dice que el 20% del conocimiento representaría un 80% del progreso.

Esto me invita a reflexionar sobre cuáles son los conceptos de cada área que funcionan como pilares, conceptos clave o “secretos”.  Hoy quiero compartir con vosotros 2 conceptos clave de la productividad.

¿Cómo se encuentran los conceptos clave?

Los conceptos clave se pueden encontrar o descubrir de dos modos:

  • Por cuenta propia a base de la experiencia y trabajo

De esta manera deberás probar muchas cosas y haber trabajado sobre el tema para poder encontrar qué es lo que funciona.

  • Escuchando a los que ya las han descubierto

Siempre va a haber alguien que haya pasado por el camino que nosotros vamos a pasar. Esto nos facilita mucho el trabajo ya que sabrá cuáles son las cosas más importantes y efectivas.

A mi me gustaría compartir algunas de las claves que he descubierto.

¿Por qué?

Pienso: ojalá me hubieran dicho esto al principio.

Cómo aprovechar las claves de otra persona

Si alguien quiere compartir con nosotros sus claves solemos pensar que no van a funcionar o que con nosotros no va. Por experiencia propia en la mayoría de casos, las claves se pueden aplicar a todas las personas.

Hablando de claves… una de las claves para que las claves funcionen es: ponerlas en práctica.

Te voy a contar las teorías que para mí han significado un antes y un después en mi productividad y sólo he visto ese resultado al ponerlas en acción, así que no las pases por alto y ponte en marcha.

Mis claves de la productividad

La productividad es algo que me encanta y de la cual me gusta aprender. He realizado cursos y leído libros sobre esto y lo más importante es que intento poner todo en práctica.

Sin embargo después de mucha teoría y práctica he podido encontrar 2 comportamientos o teorías que realmente han significado un incremento considerable de mi productividad.

Quiero compartirlas contigo, como verás parecen sencillas, pero en la sencillez se esconde la belleza. Te darás cuenta desde el primer momento que funcionan.

La información que te voy a dar se complementa perfectamente con la creación de hábitos. Estos son una gran herramienta para la productividad.

Para construir unos hábitos de hierro te dejo el ebook que escribí completamente gratuito sobre el tema.

Clave #1. Micro tareas de 2 minutos

Una de las teorías más completas y conocidas sobre productividad es el método GTD (Get Thing Done) de David Allen. Es un sistema de claras pautas de organización y gestión de las tareas. Este sistema lo he estudiado y puesto en práctica. Sin embargo hay uno de los conceptos o normas que me encanta y creo que a vosotros también os servirá.

La teoría o concepto dice así:

Toda tarea que llegue a nuestra vida,  o esté como pendiente, que nos vaya a costar 2 minutos o menos (aproximadamente) realizarla, se debe hacer en el inmediato acto.

Sí, esa es una de las claves, es tan eficaz como simple suena. Os aseguro que desde el primer día que empecéis a implementar esto conseguiréis incrementar vuestra productividad.

¿Por qué? 3 sencillas razones.

Efecto inercia:

Una vez decides ponerte a realizar la tarea, tu estado mental cambia. Estás predispuesto a trabajar y poder realizar tareas mayores.

2 minutos nunca son 2 minutos:

Desde el primer día que la implementes te darás cuenta que esos 2 minutos que creías que ocupaba una tarea era mentira.

¿Por qué?

Si aplicas este concepto seguramente tardes menos de 2 minutos en hacerlo pero,  si no date cuenta del tiempo que pierdes.

Una media de 7 minutos en decidir si hacerla o no y levantarte del sofá o dejar de hacer lo que estés haciendo + 3/4 minutos de tarea. Tardarás más ya que la energía es menor y estarás realizando las cosas con desgana.

Por tanto, con esta técnica pasas de perder 10 minutos a 1 o 2. Y no sólo eso, normalmente esas tareas se van postergando y al final tienes que perder un día entero haciendo todas.

Disminuyes la lista de tareas:

Aunque no lo creas y,  por pequeñas que parezcan, se van acumulando y, dejarlas finalizadas de un momento a otro es realmente placentero.

Podrás dejar de preocuparte por las tareas pequeñas y centrarte en tareas más importantes.

¿Aún no sabes de qué tareas hablo?

Seguro que ya se te han venido a la cabeza alguna idea, sino, aquí te dejo algunas:

Lavarse los dientes, hacer la cama, enviar X archivo a tal persona, organizar algo, llevar una cosa a algún sitio… e infinidad de cosas más.

Aprendí de mis propios errores cuando tenía que inscribirme a una carrera, al ser algo tan fácil e insignificante lo iba dejando para “el día siguiente”. Al final me quede sin correrla y me hacía bastante ilusión.

Si ya dominas el concepto te propongo lo siguiente:

Una vez entiendas el tema y tengas ya ese chip, podrás usarlo para cosas más “guays”.

Yo lo uso para empezar grandes tareas. Si tengo alguna que hacer, lo simplifico a la primera tarea de menos de 2 minutos y empiezo.

Por ejemplo, si tengo que ir a correr, pongo en mi cabeza el objetivo de vestirse, no el objetivo de salir a correr.

Obviamente correr me cuesta más da 2 minutos pero cambiarme no, es algo que puedo y debo hacer inmediatamente porque la regla lo dice y eso ya me mete en el ajo y me lleva a correr sin perder tiempo.

Clave #2: Haz un horario

Coge tu horario y organiza tu día.

Tienes 2 opciones: controlas tu día o él te controla a ti. Un día en el que no tienes apuntando nada que hacer o no tienes un horario, seguramente será un día de productividad pésima.

Recomiendo que cojas tu horario cada domingo y te prepares todo lo que tienes que hacer para la semana. Y no me refiero sólo a compromisos, quiero que analices día por día lo que puedes hacer y qué tiempo libre tienes.

El primer día que te sientes y contabilices el tiempo que puedes sacar para realizar tus tareas será cuando te des cuenta que con una buena organización puedes hacerlo y el tiempo que estás perdiendo sin hacer nada.

Bajo mi experiencia no es una buena idea llenarse cada minuto del día con tareas y cosas que hacer, porque al final acabas saturado y no rindes bien.

Aquí algunos consejos que utilizo yo para organizar mis días y semanas:

  • Programar descansos como una tarea más dejando tiempo para poder quedar con personas y estar contigo mismo.
  • Dejarse márgenes en las transiciones. Entre tareas déjate un poco de tiempo por si se alarga o quieres descansar. Y cuando tengas que transportarte de lugar déjate más tiempo del que creas que necesitas. Para mí es una excelente práctica aprovechar los cambios de lugar para ir tranquilamente y descansar.
  • Intenta incluir un horario para el móvil. Suele ser el mayor problema de la productividad del siglo XXI, así que déjalo cuando toque y si puedes dejarlo algún día entero mejor.

La idea y lo ideal es que pruebes diferentes sistemas de organización de la semana y los días para ver cuál te gusta más y cuál te resulta más efectivo.

Espero que te haya gustado y te haya servido y que, obligatoriamente, lo pongas en práctica.

Si te ha gustado no dudes en compartirlo 📤, seguro que ayudarás a esa persona y nos ayudas a seguir creciendo y creando contenido como este.

También puedes dejar en los comentarios que opinas o cuales son tus claves de productividad (te leo).

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